PMS32 Online- Hilfereferenz

Alle Jahre wieder muss eine Inventur
durchgeführt werden…

Um eine korrekte
Inventur in PMS durchzuführen sollten Sie diese Checkliste beachten:

1.      Prüfen Sie, ob alle vorherigen
Inventuren in PMS abgeschlossen bzw. storniert wurden. Alle Artikel, die sich
in ‚noch offenen‘ Inventurlisten befinden werden nicht mehr in weitere
Inventurlisten aufgenommen! Fügen Sie sich zur Überprüfung in die Auswahl der
Inventurlisten das Feld IDX06 ein. Dieses enthält den Status der jeweiligen Liste.

In der Spalte ‚Status‘ wird der aktuelle Status der Inventurliste angezeigt.
Diese können sein:

I40-0       - Liste wurde angelegt

I40-1       - Liste wurde erstellt

I40-2       - Liste wurde gedruckt

I40-3       - Inventur wurde gestartet, in
diesem Fall sind die entsprechenden Artikel / Lagerorte gesperrt!

I40-4       - Inventur wurde beendet, das
Lager wurde wieder freigegeben!

I40-5       - Zählmengen werden erfasst

I40-6       - Inventur wurde verbucht

I40-7       - Inventur wurde storniert

2.      Löschen Sie alle Inventur – Listen,
die einen Status KLEINER I40-6
haben! Damit stellen Sie sicher, dass die Artikel dieser Inventurlisten wieder
in den neuen Listen erscheinen.

3.      Um nun ‚neue‘ Inventurlisten zu
erzeugen müssen Sie sich über eines im Klaren sein:

a. Will ich Bestände, die auf einem Projekt liegen ignorieren?

b. Will ich Bestände, die auf einem Wareneingangspunkt liegen ignorieren?

4.      Wenn Bestände von Projekten NICHT beachtet werden sollen:
Frage 3.a. = JA

a. Legen Sie eine neue Inventurliste an (F7).

b. Tragen Sie im Geschäftsjahr den Begriff TEMP ein.

c. Wählen Sie auf der Seite ‚Auswahl von/nur‘ im Feld Projekt das erste Projekt
aus.

d. Wählen Sie auf der Seite ‚Auswahl bis‘ im Feld Projekt das letzte Projekt
aus.

e. Speichern Sie die Einstellungen (F9).

f. Klicken Sie auf den Button ‚Zählliste generieren‘ und danach die Sortierung.

Damit wird eine Zählliste aller Artikel über alle Projektlager erstellt. Die in
dieser Liste befindlichen Artikel – Projekt – Lagerorte werden in keiner
weiteren Liste auftauchen. Damit ist diese Liste so etwas wie eine
Ausschlussliste.

5.      Wenn Bestände von Wareneingangspunkten NICHT beachtet
werden sollen: Frage 3.b. = JA

c. Wählen Sie die Option: ‚Nur Wareneingangspunkte berücksichtigen‘

d. Speichern Sie die Einstellungen (F9).

e. Klicken Sie auf den Button ‚Zählliste generieren‘ und danach die Sortierung.

Damit wird eine Zählliste aller Artikel über alle Wareneingangspunkte erstellt.

6.      Wenn Sie die Fragen unter Punkt 3.
Jeweils mit ja beantwortet haben, so sollten Sie jetzt zwei temporäre Listen
haben, deren Artikel – Projekt – Lagerort für die weiteren Listen als
Ausschlusskriterium gilt. Die in diesen Listen enthaltenen Artikel werden in
keiner weiteren Inventurliste auftauchen. In PMS ist dies eine
Sicherheitseinstellung, damit gleiche Artikel – Projekt – Lagerort Zuordnungen nicht
nochmals in anderen Listen auftauchen können. (Doppelte Buchung)

7.      Nun können Sie die ‚benötigten‘
Inventurlisten erstellen. Die Vorgehensweise ist die ‚gleiche‘ wie unter den
Punkten 4 und 5 angegeben.

Ich habe im Beispiel eine Inventurliste für das Geschäftsjahr ‚2018‘ angelegt.
Das System gibt das Jahr vor! Danach habe ich den Lagerort gewählt für den die
Liste erstellt werden soll. Da in den obigen Listen schon Daten vorhanden sind,
kann man sich weitere Filter sparen. Jedoch können Sie, wenn Sie wollen weitere
Filterkriterien zur Erstellung der Liste angeben. Die Auswahlfelder von – bis lasse
ich mal außer Acht. Wichtig sind die anderen Optionen, die man zusätzlich
wählen kann:

a. ‚Artikel, die diesen Status haben‘, z.B. Nur Artikel in die
Inventurliste aufnehmen, die den Status ‚freigegeben‘ haben.

b. ‚Nur Stammartikel bzw. Baugruppen
berücksichtigen‘, es werden nur Artikel mit einem Stammlagereintrag
(B01.IDK10=I01.IDK10) berücksichtigt.

b.2. ‚Keine Projektartikel
berücksichtigen‘, nur Artikel, die keinem Projekt zugeordnet sind
(B01.IDK10=leer).

c. ‚Nur Wareneingangspunkte
berücksichtigen‘, es werden nur die Wareneingangspunkte betrachtet
(I01.IDK10=‘########‘).

d. ‚Nur Projektlager berücksichtigen‘,
es werden nur die Projektlager (I01.IDK10=K10.IDK10) betrachtet.

e. ‚Artikel, die diesen Status nicht
haben‘, wie unter Punkt a., jedoch als Ausschluss.

f. ‚Nullmengen nicht berücksichtigen‘,
würde ich bei einer Inventur nicht wählen, da sonst nur Artikel in der Liste
auftauchen, die einen physikalischen Bestand, laut System, größer Null haben.

g. ‚Nur Lagerbestände mit Nullmengen berücksichtigen‘,
wie unter Punkt f., jedoch als Ausschluss.

h. ‚Artikel ignorieren die lt. Obigem
Geschäftsjahr schon gezählt wurden‘, diese Option ist sinnvoll, wenn man
über das Geschäftsjahr verteilt verschiedene Inventuren durchführt. Laut
Finanzamt muss nur einmal im Geschäftsjahr gezählt werden. Diese Option blendet
Artikel aus, die laut obigem Geschäftsjahr schon einmal gezählt wurden.

8.      Wenn Sie nun verschiedene
Inventurlisten erstellt haben, können Sie diese drucken. Dazu wählen Sie den
Menüpunkt:

Die unter dem Menü ‚Datei‘ dargestellten Menüpunkte sind in der Reihenfolge der
Abarbeitung einer Inventur angegeben.

9.      Inventurlisten drucken:

In der Maske I4002 werden dann die entsprechenden Inventurlisten markiert und
dann über den Button ausgedruckt. In der Inventurliste selbst wird der
Zeitpunkt des Ausdrucks vermerkt. Ohne einen Ausdruck kann die Inventurliste
nicht weiterverarbeitet werden.

10.  Inventur starten:

Um eine Inventur zu starten, muss / müssen die entsprechende(n) Zählliste(n)
markiert werden und dann der Button ‚Inventur starten‘ angeklickt werden. Bei
diesem Prozess werden alle Artikel – Projekt – Lagerorte der Zähllisten für
physikalische Buchungen gesperrt. Es ist zwar eine Reservierung von Material
auf dem Lagerort möglich jedoch keine physikalische Buchung! Damit werden
Bestandsänderungen während der Inventurzählung verhindert. Beim Starten der
Inventur wird der momentane Lagerbestand in die Inventurliste eingetragen. Auf
Grund diesen Bestandes werden dann beim Verbuchen der Inventurliste die
entsprechenden Mengen zu- bzw. abgebucht oder als gezählter Bestand in das
Buchungsjournal aufgenommen.

Wie erkennt man, dass gerade eine Inventur durchgeführt wird? Im Beispiel habe
ich die Maske B0109 – Artikel-Lagerbestände genommen:

Wird in der Spalte mit der Überschrift „I“ ein ‚I‘ angezeigt, so ist der
angezeigte Artikel – Projekt – Lagerort wegen Inventur gesperrt. Eine
Bestandsänderung kann für diesen Artikel nicht durchgeführt werden, solange die
Inventur läuft! In der entsprechenden Inventurliste kann man auch erkennen, ob
diese noch  gezählt wird:

Bei der Auswahl einer Inventurliste mit ALT+F3 kann man dies anhand des Status
der Liste erkennen:

Der Status einer Inventurliste, die gerade gezählt wird ist mit ‚I40-3‘
angegeben.

11.  Nach dem
Zählen der Materialien einer Inventurliste kann diese wieder freigegeben
werden. Gehen Sie in die Maske I4004, ‚Inventur beenden‘,  und markieren Sie die entsprechende(n)
Inventurliste(n):

Klicken Sie dann auf den Button ‚Inventur beenden‘. Damit wird die Sperre auf
dem Artikel – Projekt – Lagerort wieder aufgehoben!

Der Artikel kann nun wieder physikalisch bewegt werden.

12.  Nachdem die Materialien gezählt
wurden können die nun erfasst und danach die Inventur beendet werden. Gehen Sie
dazu in die Maske I4005 – Inventurmengen eingeben. Die Maske erreichen Sie
unter dem Menüpunkt: ‚Zählmengen erfassen‘

Um die Mengen erfassen zu können, klicken Sie bitte den Button: ‚Zählmengen
erfassen‘ an. Damit ändert sich der Status der Inventurliste auf I40-5.

13.  Beim Erfassen
der Zählmengen stehen zwei Spalten zur Verfügung:

a. Zählmenge, in diese Spalte wird die Zählmenge des Materials eingetragen,
dass weiterhin verwendet werden kann. Es beinhaltet NICHT Material, dass
eventuell schadhaft ist und mit der Inventur vom Lagerbestand abgebucht werden
soll.

b. Ausschussmenge, in diese Spalte wird die Menge des schadhaften Materials
eingetragen, dass nach der Inventur vom Lagerbestand abgezogen werden soll,
weil es nicht mehr verwendet werden kann.

Beide Mengen addieren sich! Beispiel:

Auf dem Lager wurde der Artikel 4711 mit 10 Stück gezählt, wovon 2 Stück
schadhaft waren. Dann ist in die Inventurliste folgendes einzutragen:

10 Stück in der Spalte ‚Zählmenge‘ und

2 Stück in der Spalte ‚Ausschussmenge‘

Damit ergeben sich insgesamt 10 gezählte Stücke, wovon 2 als Schadhaft zu
betrachten sind. Befanden sich beim Starten der Inventur 15 Stück, laut System,
auf dem Lager werden nun folgende Buchungen im Journal eingetragen:

c. 15 – 10 = 5 Stück werden als Inventurabgang gebucht, damit verringert sich
der Lagerbestand um 5 Stück von 15 Stück auf 10 Stück, sofern zwischenzeitlich
keine Buchungen vorgenommen wurden.

d. Danach erfolgt die Ausschussbuchung um die angegebenen 2 Stück. Damit
verringert sich der Lagerbestand nochmals um die Ausschussmenge von 2 Stück.

10 – 2 = 8 Stück, dies ist der Endlagerbestand des Artikel 4711.

14.  Da das System sich beim ‚Starten der
Inventur‘ die Lagermengen gemerkt hat und davon ausgegangen wird, dass während
der Zählung keine Bestandsänderung erfolgt, kann die Erfassung der Zählmengen
auch dann erfolgen, wenn nach dem ‚Beenden der Inventur‘ wieder der
physikalische Bestand eines Artikels geändert wird. Die Bestandsmenge eines
Artikels wird mit dem Starten einer Inventur vermerkt. Auf diesen Bestand
bezieht sich das System beim Verbuchen einer Inventur. Sollten
zwischenzeitlich, bis zur Verbuchung der Inventurliste,  Lagerumbuchungen erstellt werden, so sind
diese gegebenenfalls in der Menge zu korrigieren, wenn die vom System
vorgeschlagenen Mengen nicht stimmen! Man sollte nie mehr abbuchen, wie tatsächlich
vorhanden ist!

15.  Mit dem Button ‚Inventur buchen‘
werden dann die erfassten Mengen sowohl in das Lager als auch in das
Buchungsjournal übernommen. Dabei können drei verschiedene Buchungsarten vorkommen:

a. ‚Gezählter Inventurbestand‘, diese Buchungsart gibt an, dass die
Materialmenge beim ‚Starten der Inventur‘ dem gezählten Bestand entspricht. Es
werden zwar keine Bestandsänderungen vorgenommen, ein Vermerk im Journal wird
trotzdem geschrieben.

b. ‚Zugang Inventurbuchung‘, diese Buchungsart gibt an, dass die Materialmenge
beim ‚Starten der Inventur‘ kleiner war wie der gezählte Bestand. Der
Lagerbestand wird erhöht.

c. ‚Abgang Inventurbuchung‘, diese Buchungsart gibt an, dass die Materialmenge beim
‚Starten der Inventur‘ höher war wie der gezählte Bestand. Der Lagerbestand
wird reduziert.

Die ersten zwei Buchungsarten machen beim ‚Verbuchen der Inventur‘ keine
Schwierigkeiten. Einzig eine Reduktion des Lagerbestandes kann bei der Buchung
zu einem Problem führen. Hier sind es meist Lagerumbuchungen, die noch nicht
verbucht sind, die wegen zu hohem Bestand einen Fehler erzeugen. Um nun eine
Inventur buchen zu können, müssen diese Lagerumbuchungen korrigiert werden. Um
sich die Fehler besser anzeigen zu können, kann man die Spalte ‚Buchungsfehler‘
in das Datenraster einfügen. Dort werden beim Buchen einer Inventurliste die
Fehler im Klartext angezeigt.

16.  Nochmals eine Erklärung wie die
Lagerbestände von PMS im System geführt werden.
Der Lagerbestand eines Artikels kann auf verschiedene Läger aufgeteilt
sein. In PMS werden zum Artikel zwei weitere Informationen für die
Bestandsführung herangezogen. Dies ist zum einen das
Projekt (I01.IDK10) und zum anderen der Lagerort (I01.IDC66). Der Lagerort gibt
eigentlich eine postalische Anschrift des Lagerortes an. Dieser kann sich in
der Firma oder auch außerhalb bei einem Kunden befinden. Im zweiten Fall
handelt es sich meistens um ein Projektlager. Die Spalte I01.IDK10 kann drei
verschiedene Informationen beherbergen:

a. Die Spalte ist leer, dann handelt es sich meistens um das Stammlager des
Artikels. Wird dieser Lagerort bei der Disposition zur Materialreservierung
berücksichtigt, so kann Material von diesem ‚Lagerort‘, Platz=Stamm, für
Projekte reserviert werden.

b. Die Spalte enthält ‚########‘ Lattenkreuze, dann ist dieser Lagerplatz, als
Wareneingangspunkt definiert. Materialien, die über eine Bestellung, beim
Buchen eines Wareneingangs auf den Lagerort gebucht werden, werden zuerst auf
den Wareneingangspunkt gebucht. Danach wird durch eine Lagerumbuchung das
Material vom Wareneingangspunkt auf den Stammlagerplatz bzw. Projektlagerplatz verteilt.

c. Die Spalte enthält eine Projektnummer, respektive eine Projekt ID, damit
handelt es sich bei dem Lagerplatz um einen Projektlagerplatz. Eine
schematische Aufteilung eines Lagerortes
ist im nächsten Bild zu sehen:

17.  Aufteilung eines Lagerortes in PMS

Wie an obigem Schaubild zu sehen, kann ein Lagerort
grundsätzlich in drei verschiedene Lagerplatzarten
aufgeteilt werden. Alle Lagerplätze
werden dabei unter der gleichen postalischen Anschrift geführt.
Innerhalb des Lagerortes kann das dort gelagerte Material auf verschiedenen Plätzen liegen. Die zwei
grundsätzlichen Lagerplätze sind hierbei Wareneingangspunkt und Stammlagerplatz.
Ein Wareneingangspunkt auf einem
Lagerort wird immer dann bebucht, wenn ein Wareneingang
durch das Bestellwesen auf einen Lagerort gebucht wird. Danach wird das
Material durch eine Lagerumbuchung auf die verschiedenen Lagerplätze innerhalb des Lagerortes
umgebucht. Wenn die Firmenparameter so eingestellt sind wie im Bild unten:

Wird Material, dass nicht von einem Projekt benötigt wird, in der
Lagerumbuchung umgebucht, und ist, wie oben zu sehen das ‚dispositive‘ Lager
eingestellt, so wird auf diesem Lagerort
auch ein Stammlagerplatz erzeugt.
Hat man nun mehrere Stammlagerplätze für das Material, so kann über den
‚Wareneingangspunkt‘ in der Maske Lagerorte – Details, die Reservierung von
Material bei der Disposition gesteuert werden. Lagerorte mit gleichem
Wareneingangspunkt werden bei der Reservierung von Material während der
Disposition überprüft.

18.  Und last but not least die Inventurbewertung…

Anders wie eine Inventur, berechnet die Inventurbewertung die Werte anhand des
Buchungsjournals. Hier werden alle Lagerzu- und
Lagerabgänge betrachtet. Aus der Summe aller Zugänge und der Summe aller
Abgänge wird der zu bewertende Bestand ermittelt. Dieser kann unabhängig von der
Inventur zu einem anderen Ergebnis führen, da in einer Inventurbewertung der
Bestand zu einem Stichdatum bewertet wird. Alle Lagerzu-
und Lagerabgänge, die zwischen Inventur und dem Stichdatum der
Inventurbewertung liegen werden mitbetrachtet. Damit kann die
Bestandsermittlung zwischen Inventur und Inventurbewertung unterschiedlich
sein. Man kann zwar Inventurlisten als Filterkriterium einer Inventurbewertung
angeben, dieser Filter gibt aber lediglich Artikel – Projekt und Lagerort der
in den Inventurlisten enthaltenen Materialien an. Die Berechnung erfolgt immer
über das Buchungsjournal.

Bei der Inventurbewertung werden die Werte des Buchungsjournals entweder vom
Anfang aller Buchungen berechnet oder ab der letzten Inventurbewertung, je
nachdem ob eine vorherige Inventurbewertung in das Buchungsjournal übertragen
wurde oder nicht.

Die Wertermittlung der Mengen ist von der Inventurbewertungsmethode abhängig
und kann zu unterschiedlichen Werten bei gleicher Materialmenge führen.

Die verschiedenen Bewertungsmethoden:

a. First-In-First-Out, Material,
dass zuerst zugebucht wird verlässt das Lager auch
zuerst. Damit wird der Materialwert auf dem Lager durch die Letzten
Zugangsbuchungen ermittelt.

b. Highest-In-First-Out, Material mit dem
höchsten Wert wird zuerst aus dem Lager entnommen. Damit wird der Materialwert
auf dem Lager durch die günstigsten Preise der Zugänge ermittelt.

c. Last-In-First-Out, Material, dass
zuletzt zugebucht wurde verlässt das Lager zuerst.
Damit wird der Materialwert auf dem Lager durch die ersten Zugangsbuchungen
ermittelt.

d. Skontierung, hier wird wie bei
Lagerbuchungen der Wert durch Zugang und Abgang in Reihenfolge ermittelt.

e. Stammbewertungsmethode, diese
Methode gibt die Bewertungsmethode vor, die als Standard genommen wird. In den
Teilmasken zur Inventurbewertung, kann die Stammbewertungsmethode und die
Abwertungsverfahren einer Inventurbewertung eingestellt werden.

f. aktueller EK Hauptlieferant, es
wird der aktuelle Einkaufswert des Hauptlieferanten incl. Rohstoffzuschlag genommen.

g. gleitender Durchschnittspreis,
diese Methode berechnet den Lagerwert durch die Summen aller Zugänge abzüglich
die Summe aller Abgänge incl. Stornierungen.

h. niedrigster aktueller EK, hier
wird ausgehend vom Stichdatum der niedrigste EK des vergangenen Jahres
genommen. Ist in etwa vergleichbar mit dem Niederstwertprinzip.