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FIRST.NUMMER

Erste Schritte - Nummernkreise

Nummernkreise sind für die automatische Vergabe von Projektnummern, Angebotsnummern, Lieferscheinnummern, Bestellnummern usw. zuständig, also insbesondere für die Übersichtlichkeit der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten.

Obwohl das System bereits voreingestellte Nummernkreise zur Verfügung stellt, möchten Sie vielleicht andere, "sprechende" Nummernkreise vergeben.

Ob eine Nummernkreisvergabe in PMS32 überhaupt benutzt werden soll, hängt davon ab, inwiefern beispielsweise eine Projektnummer an anderer Stelle im Unternehmen definiert wurde oder die Festlegung eines Nummernkreises für z.B. die Projektnummer in PMS32 erfolgen muss. Bei der Ermittlung der Projektnummer außerhalb von PMS32 kann diese bei der Projektanlage in PMS32 alternativ frei eingetragen werden. Dies gilt auch für alle anderen projektbezogenen Vorgänge in PMS32!

 

Eine Änderung des Formates von Nummernkreisen wirkt sich NUR auf neu anzulegende Vorgänge aus. Bestehende Vorgangsnummern werden NICHT verändert!

Eine Änderung von Nummernkreisen mit Rücksetzzyklus wirkt sich erst mit dem nächsten Zyklus aus (z.B. wenn in einem laufenden Jahreszyklus der Nummernkreis verändert wird, wirkt sich dies erst zum Beginn des Folgejahres aus!)

 

Definition der Nummernkreise

Unter dem Menüpunkt "Nützliches / Konfiguration / Nummernkreise" finden Sie folgende Maske.

Die maximale Feldlänge für eine Nummer aus dem Nummernkreis beträgt 25 Stellen.

Die Eingabemaske enthält folgende wichtige Felder:

Nummernkreis
Mit der Tastenkombination  [Alt][F3] können Sie  alle Nummernkreise aufrufen. Es ist nicht möglich, neue Nummernkreise zu definieren, da die unterschiedlichen Vorgangsarten von PMS32 vorgegebene Funktionseinheiten sind.

Systemnummer-Länge
Dieses Feld gibt die Länge der hochzuzählenden Systemnummer an, nicht die Gesamt-Feldlänge. Das Feld ist editierbar. Beachten Sie bei der Festlegung dieser Systemnummer, dass sie an die maximale Anzahl der Vorgänge (z.B. Anzahl der Projekte pro Jahr) je Nummernzyklus angepasst werden muss.

Letzte Nummer
Dieses Feld gibt die letzte vergebene Systemzahl aus. Eine Änderung ist nicht sinnvoll, es sei denn, Sie wollen bei der Einführung von ePMS32 einen alten Nummernkreis weiterführen.

Teilformat
Ein Vorgangsnummernkreis kann aus 8 Teilbereichen frei zusammengestellt werden. Mit den Feldern "Teil 1" bis "Teil 8" können Sie die einzelnen Bereiche definieren. Stellen Sie den Cursor z.B. in "Teil 1", und klicken Sie dann einen beliebigen Radio-Button im Fensterbereich "Teilformat". Sie sehen, dass das Feld in Abhängigkeit vom gewählten Radio-Button Jahres-, Monats- oder Kalenderwochenzahlen anzeigt. Um also einen Nummernkreis wie 05060543-A zu generieren, wären folgende Einstellungen nötig:

o        Systemnummern-Länge: 4

o        Im Fensterbereich "Teilformat":

o        Teil 1: 05    Jahr 2 Zeichen

o        Teil 2: 06    Monat (Zahl)

o        Teil 3: 0543 Systemnummer (000x)

o        Teil 4: -A    Zeichen

Zurücksetzen
Der Fensterbereich "Zurücksetzen" dient dazu einzustellen, in welchem Zyklus die Systemnummer zurückgesetzt werden soll. Beachten Sie, dass der Rücksetzzyklus auch Bestandteil des Nummernkreises sein muss.

Globale Definition der Nummernkreise

Um die Änderung aller von PMS32 vorgegebenen Nummernkreise zu vereinfachen, wird ein zusätzliches Programm zu Verfügung gestellt. 

Mit dem Programm TOOLSPMS (Aufruf über „Nützliches/Tools/Tools PMS starten) können Sie über den Menüpunkt „TOOLS/Nummernkreise erstellen“ den gesamten Nummernkreis von PMS32, auf dem aktuellen Mandanten erstellen bzw. überarbeiten. Im Gegensatz zu dem Menüpunkt in PMS32, werden hier alle Nummernkreise mit der gleichen Vorlage bearbeitet.

Teilformate
Die gesamte Langnummer setzt sich aus bis zu acht Teilbereichen zusammen. Jeder Teilbereich kann frei gewählt werden. Um die Vergabe doppelter Vorgangsnummern zu vermeiden, muss in einem Teilbereich das Nummernkreiskürzel eingestellt werden (ansonsten wäre z.B. die Vorgangsnummer 05-001 mehrfach möglich..) Bei Einsatz einer LV- Kopplung sollte auch die Leit- Verbundnummer im Nummernkreis enthalten sein.

Zurücksetzen
Hier geben Sie an, wann die fortlaufende Systemnummer wieder zurückgesetzt werden soll.

Teilformateinstellungen
In diesem Bereich können Sie die Zeichen für Zeichenfeld 1 und 2, und die Systemnummernlänge vorgeben. Außerdem sehen Sie die Leit- und Verbundnummer, die ab der Zahl 10 mit Buchstaben dargestellt wird, also „A“ ist die LV Nummer „10“ usw.

Über die Schaltfläche „Nummernkreiskürzel einstellen“ können die Kürzel der Vorgänge (z.B. AN für Angebot usw.) definiert werden.

 

Die Nummernkreiserstellung in TOOLSPMS ist NICHT zu verwechseln mit der ebenfalls vorhandenen Funktion „Nummernkreise reorganisieren“. Dieser dient AUSSCHLIESSLICH zum Rücksetzen aller internen PMS32 ID’s (wird z.B. bei Neuanlage eines Mandanten unter Verwendung bestehender Datenbanken genutzt) und hat keine Auswirkung auf die Vorgangsnummernkreise.

 

Siehe auch : Hauptmenü / Hauptindex; / Dictionary Module / Programm- Module / Tabellen Index / Masken Index

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